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MIX Coworking : deux parcours de réservation sur un seul site

Deux sites à Tassin-la-Demi-Lune, des bureaux partagés, trois salles de rendez-vous, une salle de réunion à la location et une programmation d’événements. L’adhérent réserve sans rien payer en ligne, le visiteur paie immédiatement. Le tout sans deux sites, sans deux catalogues et sans intervention manuelle.

Tassin-la-Demi-Lune, RhôneEspaces de coworkingDeux sitesUn seul catalogue6 modules développés
6
modules développés et maintenus
2
parcours de réservation sur un seul site
15 min
entre deux passages de la tâche de départ et retour
1
seul catalogue pour les deux parcours
Le contexte

Un adhérent et un visiteur ne réservent pas de la même façon

La formule d’un adhérent couvre son créneau, ou bien la réservation part sur sa facture mensuelle consolidée : il ne doit rien payer en ligne. Le visiteur non adhérent, lui, règle immédiatement. Ces deux parcours doivent coexister sur le même site, avec le même catalogue, et sans qu’une seule réservation demande une reprise à la main.

Ce qu'Odoo ne fait pas en standard
  • Un devis non confirmé ne bloque aucune disponibilité. Tant que la réservation n’est pas confirmée, la salle reste proposée à la vente : deux clients peuvent réserver le même créneau. C’est structurel, pas un défaut de paramétrage.
  • La location suppose un départ et un retour saisis à la main. Logique pour du matériel, absurde pour une salle que personne ne remet en main propre.
  • Les moyens de paiement s’affichent pour tout le monde. Rien ne permet de réserver le paiement différé aux seuls adhérents.
  • Un paiement hors ligne attend un encaissement réel avant de confirmer. Un adhérent verrait sa réservation rester en attente au lieu d’être acquise.
Ce que nous avons construit

Six modules, dont quatre écrits par nos soins

1
Blocage de disponibilité dès le devis
Les devis en brouillon et envoyés entrent dans le calcul de disponibilité, à l’écran comme sur le site. Fin des doubles réservations, sans changer la façon de travailler de l’équipe.
2
Départ et retour automatiques
Une tâche planifiée toutes les quinze minutes marque le début et la fin de la location à l’heure dite, et trace l’opération dans l’historique. Plus personne ne pointe une salle de réunion.
3
Filtrage des moyens de paiement selon le profil
La facturation mensuelle n’apparaît qu’aux formules d’abonnement, le virement à l’usage interne, la carte à tout le monde. Le visiteur ne voit jamais une option qui ne le concerne pas.
4
Moyen de règlement « facturation mensuelle »
Il confirme immédiatement la réservation sans encaissement, le paiement étant regroupé en fin de mois sur une facture unique. C’est la pièce qui réconcilie les deux parcours.
5
Sélecteur de période repensé
Barre de réservation, boutons de durée rapide, grille de disponibilité visible, et masquage des informations d’expédition sans objet pour une salle.
6
Carnet de séances de coworking
Développement sur mesure d’un système de cartes de demi-journées : le client achète son carnet, le compteur vit sur son profil, chaque réservation le décrémente et l’usage se suit dans le temps, côté client comme côté gestion. Odoo ne propose rien de tel, ni de près ni de loin.
7
Bascule automatique de la grille tarifaire
La liste de prix du contact suit l’état de son abonnement, et chaque changement est tracé en note interne. Personne ne se demande plus pourquoi un tarif a bougé.
8
Inscription adaptative particulier ou société
Le formulaire s’adapte au statut, l’identification d’entreprise est rangée dans le champ prévu à cet effet, et l’authentification est exigée avant de réserver, de s’inscrire à un événement ou de commander.
Tout ce qui a été livré

Le détail de la mission

  • Site de réservation en ligne, deux sites gérés dans une seule base
  • Parcours distincts entre adhérents et visiteurs
  • Facturation mensuelle automatique calculée sur l’usage réel des salles et des événements
  • Inscription en ligne différenciée selon le statut du participant
  • Grilles tarifaires par formule d’abonnement
  • Charte graphique appliquée au site et aux documents
  • Modèles de courriels aux couleurs de la maison
  • Maintenance de l’ensemble des modules développés
Le résultat

Deux clics pour un adhérent, un paiement en ligne pour un visiteur

Le créneau est bloqué dès la demande, l’adhérent ne ressaisit jamais sa carte, et la réservation ne demande plus aucune reprise manuelle, quel que soit le profil du client.

Vous vendez du temps, des salles ou des créneaux ?

La réservation en ligne bute presque toujours sur le même mur : le standard suppose un seul type de client. Dès qu’il y en a deux, il faut aller chercher la mécanique en dessous.

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