Cahier des charges Odoo : ce qu'il doit contenir, et comment écrire le vôtre en dix minutes

Un projet Odoo qui dérape ne dérape presque jamais à cause du logiciel. Il dérape parce que personne n'a écrit, noir sur blanc, ce que l'entreprise attendait. Le devis a été chiffré sur une idée. Le paramétrage a commencé sur une autre. Et l'écart se découvre au moment de la mise en service, quand il coûte le plus cher.

Le remède est connu : le cahier des charges. Mais dans une PME, il fait peur. On l'imagine en document de 80 pages, réservé aux grands groupes et à leurs appels d'offres. Alors on s'en passe, ou on demande à l'intégrateur de l'écrire à sa place, ce qui revient à lui demander de deviner.

Cet article montre ce qu'un cahier des charges Odoo doit vraiment contenir, comment formuler un besoin pour qu'il serve, et les erreurs que nous voyons revenir d'un projet à l'autre. À la fin, vous trouverez notre outil gratuit, qui en produit une première version en une dizaine de minutes.

Pourquoi un cahier des charges change-t-il tout dans un projet Odoo ?

Odoo couvre la vente, la facturation, la comptabilité, les achats, le stock, la production, le site web, et des dizaines d'autres applications. Cette richesse est un piège : tout semble possible, donc rien n'est délimité. Sans document de référence, chaque réunion rouvre le périmètre, et chaque idée nouvelle devient une urgence.

« En moyenne, les grands projets informatiques dépassent leur budget de 45 % et leur calendrier de 7 %, tout en apportant 56 % de valeur en moins que prévu. » C'est le constat de McKinsey et de l'université d'Oxford, après l'étude de plus de 5 400 projets informatiques.

Ces chiffres portent sur des projets de plus de 15 millions de dollars. Une PME n'en est pas là, mais le mécanisme est le même, en plus petit : un objectif flou au départ se paie en allers-retours, en reprises de paramétrage et en avenants. Les auteurs de l'étude insistent d'ailleurs sur un point : garder le cap sur les objectifs métier, du début à la fin du projet. C'est exactement le rôle du cahier des charges.

a) Il donne une base concrète au chiffrage

Personne ne peut chiffrer sérieusement « gérer les stocks ». On peut chiffrer « les réceptions fournisseurs mettent à jour le stock, avec un contrôle des quantités reçues ». Plus le besoin est précis, plus le devis est fiable, et moins il réserve de surprises au moment de la facture.

b) Il protège le calendrier

Chaque besoin découvert en cours de route décale tout le reste : paramétrage, tests, formation. Un besoin écrit avant le démarrage se planifie. Un besoin découvert au troisième mois se négocie.

c) Il fait parler l'entreprise d'une seule voix

Le dirigeant, la comptable et le responsable d'atelier n'attendent pas le même outil. Le cahier des charges les oblige à se mettre d'accord avant le premier paramétrage, pas pendant. C'est souvent la première fois que l'entreprise écrit comment elle fonctionne vraiment.

Que doit contenir un cahier des charges Odoo ?

Oubliez les 80 pages. Pour une PME de 10 à 50 personnes, un bon cahier des charges tient en quelques pages, à condition de couvrir six blocs.

1. L'entreprise en une page

Activité, effectif, nombre d'utilisateurs prévus, logiciels actuels, échéance souhaitée. Chaque information pèse sur le projet :

• Le nombre d'utilisateurs fixe une bonne partie du coût des licences.
• La répartition entre le bureau et le terrain dit s'il faudra des postes partagés en atelier, des tablettes en entrepôt ou une saisie sur téléphone pour les techniciens.
• Les logiciels actuels disent ce qu'il faudra remplacer, connecter ou abandonner, et d'où viendront les données.
• L'échéance dit s'il faut découper le projet en phases.

2. Le périmètre, application par application

Dans Odoo, la facturation et la comptabilité sont deux applications différentes, tout comme le CRM et les ventes, ou le site web et la boutique en ligne. Les confondre, c'est sous-estimer le projet. Le cahier des charges liste les applications concernées et, pour chacune, ce qu'elle doit faire chez vous.

3. Les besoins, formulés comme des résultats

C'est le cœur du document, et la partie la plus souvent ratée. Nous y revenons juste après.

4. Les priorités

Chaque besoin porte un niveau : indispensable, important ou plus tard. Sans priorités, impossible d'arbitrer quand le budget ou le calendrier se resserrent.

5. Les données à reprendre

Quels fichiers, extraits par qui, et validés par qui. C'est le premier risque d'un projet, nous y consacrons une partie entière plus bas.

6. Ce que le projet demande à votre entreprise

Un référent disponible, des décisions prises dans les temps, des utilisateurs libérés pour les tests et la formation. Un projet Odoo se fait avec vous, pas pour vous. L'écrire dès le départ évite de le découvrir au moment où l'équipe est débordée.

Comment formuler un besoin qui sert vraiment ?

La règle tient en une phrase : décrivez le résultat attendu, pas l'écran ni le bouton. Un résultat se vérifie. Le jour de la recette, on reprend chaque ligne et on la teste. « Un module de devis », lui, ne se teste pas : il existe ou il n'existe pas.

Cette exigence n'est pas un détail de forme. C'est elle qui décide de la réussite du projet :

« Quand un projet n'atteint pas ses objectifs initiaux, une mauvaise gestion des exigences en est la cause principale presque une fois sur deux (47 %). » C'est la conclusion du Project Management Institute dans son étude Pulse of the Profession consacrée à la gestion des exigences.

Le piège du « comme avant ». Décrire son ancien logiciel écran par écran revient à commander une copie. Odoo fait souvent mieux par simple paramétrage, à condition de partir de vos résultats et non de vos habitudes. Exiger l'identique pousse vers le développement spécifique, plus cher à construire et à maintenir à chaque nouvelle version.

Ton intégrateur, en lisant « il faut que ça marche comme avant, mais en mieux ».

Pourquoi classer ses besoins en trois priorités ?

Si tout est indispensable, rien ne l'est. Un cahier des charges sans priorités se lit comme une liste de courses : impossible de savoir par quoi commencer, ni ce qu'on peut repousser quand le budget ou le calendrier se resserrent.

Nous utilisons trois niveaux, inspirés de la méthode MoSCoW :

• Indispensable : sans lui, l'outil ne remplace pas l'existant. C'est le socle de la mise en service.
• Important : utile dès le départ, sans bloquer le démarrage. Il est livré si le calendrier le permet, sinon juste après.
• Plus tard : à prévoir dans une phase suivante. L'écrire maintenant évite de le redécouvrir comme une urgence.

Un cahier des charges équilibré a la forme d'une pyramide : une large base d'indispensables bien identifiés, des importants, quelques « plus tard ». Si votre pyramide est inversée, c'est que tout a été classé indispensable par prudence. Reprenez chaque ligne avec une seule question : le jour du démarrage, peut-on travailler sans ça ?

Dans notre outil, chaque besoin reçoit sa priorité, et chaque rubrique accepte vos propres lignes.

Pourquoi les données sont-elles le premier risque du projet ?

Un Odoo parfaitement paramétré ne sert à rien si les clients, les articles et les stocks qu'il contient sont faux. La reprise des données est la partie la plus sous-estimée d'un projet, et celle qui retarde le plus souvent une mise en service.

Le cahier des charges doit dire quelles données reprendre : contacts clients et fournisseurs, articles et tarifs, stock de départ, commandes et factures en cours, historique des ventes, soldes comptables. Et surtout, qui fait quoi :

• Votre logiciel actuel reste chez vous. L'export se fait par vous, ou par son éditeur. Votre intégrateur n'a ni les accès ni la main sur un logiciel qui n'est pas le sien.
• Le dernier fichier transmis fait foi. Chaque envoi daté remplace le précédent.
• Aucune valeur inventée ni corrigée. Une case vide reste vide, un doute vous est signalé.
• La validation vous revient. Dans tous les cas, c'est vous qui vérifiez et validez la reprise.

Deux conseils de terrain. Limitez l'historique : cinq ans de devis perdus n'aident personne à travailler le lundi matin. Et datez la bascule : après l'extraction finale, ce qui est saisi dans l'ancien logiciel est à ressaisir dans Odoo. Un fichier livré en retard décale d'autant la mise en service : le calendrier des données fait partie du calendrier du projet.

Quelles sont les 6 erreurs qui ruinent un cahier des charges ?

1. Recopier l'existant

Le document décrit l'ancien logiciel menu par menu. Résultat : on reconstruit ses défauts avec un outil neuf. Partez des résultats attendus, pas des écrans d'aujourd'hui.

2. Tout classer indispensable

Par peur d'oublier, tout passe en priorité maximale. Le jour où il faut arbitrer, plus personne ne sait ce qui compte vraiment.

3. Écrire des solutions au lieu de besoins

« Un bouton qui envoie la facture au comptable » est une solution. « L'expert-comptable accède aux pièces sans que nous lui envoyions rien » est un besoin. Le second laisse à l'intégrateur le choix du meilleur paramétrage, et c'est souvent plus simple que le bouton imaginé.

4. Oublier le terrain

Le cahier des charges s'écrit au bureau. Or ceux qui préparent les commandes, fabriquent ou interviennent chez les clients ont des besoins très concrets : saisir vite, sur une tablette, parfois debout entre deux machines. Interrogez-les avant d'écrire, pas au moment de la formation.

5. Repousser la question des données

« On verra les fichiers à la fin. » C'est la phrase qui coûte le plus de semaines. Qui extrait, quand, dans quel format : ces trois réponses ont leur place dans le cahier des charges.

6. Viser la perfection au premier jet

Un cahier des charges n'est pas un contrat gravé dans le marbre dès sa première version. Il se complète et se valide pendant l'audit. Mieux vaut un document de quelques pages aujourd'hui qu'un document parfait dans six mois.

Toi au troisième mois du projet, quand personne n'avait écrit ce que « gérer le stock » voulait dire.

Comment obtenir une première version en dix minutes ?

Nous avons construit un outil gratuit à partir de nos propres cahiers des charges : le cahier des charges express. Il pose une question à la fois et ne demande rien à rédiger.

Toi, en train de boucler ton cahier des charges avant la fin de ton café.

1. Votre entreprise : activité, répartition entre le bureau et le terrain, nombre d'utilisateurs, logiciels actuels (il suffit de taper les premières lettres), échéance.
2. Vos applications : une rubrique par application Odoo, quinze en tout, du CRM à la comptabilité en passant par la fabrication, la qualité et le point de vente.
3. Vos besoins : pour chaque application, des besoins déjà formulés comme des résultats, tirés de nos projets d'intégration. Vous donnez une priorité à chacun et ajoutez les vôtres.
4. Vos données : ce que vous voulez retrouver dans Odoo au démarrage.

À la fin, votre cahier des charges se télécharge en PDF et vous arrive aussi par e-mail : une synthèse en une page avec la pyramide de vos priorités, vos besoins classés par application, les règles de reprise des données, et notre méthode d'intégration en deux pages. Vos réponses restent dans votre navigateur : vous pouvez faire une pause et reprendre plus tard.

Que se passe-t-il après le cahier des charges ?

Une première version n'est pas une fin. C'est le point de départ de l'audit, l'étape où chaque besoin est confronté au paramétrage d'Odoo et à vos données réelles, pour trier :

• ce qu'Odoo fait par simple paramétrage ;
• ce qui demande d'adapter une habitude de travail ;
• ce qui justifie, plus rarement, un développement spécifique.

À l'issue de l'audit, le cahier des charges est complété et validé avec vous, ligne par ligne. Le projet démarre alors sur un périmètre acté, phase par phase.

Par où commencer ?

Si vous ne deviez retenir qu'une chose : un cahier des charges court, honnête et priorisé vaut mieux que pas de cahier des charges du tout. Décrivez des résultats, classez-les, nommez les données à reprendre et qui s'en charge. Le reste se construit avec votre intégrateur.

Le plus simple est de commencer maintenant : créez votre premier cahier des charges Odoo, puis gardez-le sous la main pour vos échanges avec votre intégrateur. Et si vous préférez en parler de vive voix, appelez-nous au 04 28 29 14 84.

Article rédigé par Billy Felicie

Fondateur de Hors du Commun, intégrateur Odoo à Lyon. Depuis plus de 3 ans, j'accompagne des PME dans la mise en place d'Odoo, de l'audit à la mise en production : une vingtaine de projets, le plus souvent pour des entreprises de 10 à 50 utilisateurs.