Réservation de salles de réunion en espace de coworking
Deux parcours de réservation sur un seul site. L'adhérent réserve sans payer en ligne, le visiteur règle immédiatement, et le créneau est bloqué dès la demande.
Le besoin
MIX Coworking exploite deux sites à Tassin-la-Demi-Lune, avec des bureaux partagés, trois salles de rendez-vous, une salle de réunion à la location, des formules d'abonnement, une programmation d'événements et un espace café.
Deux publics coexistent. L'adhérent réserve sans rien payer en ligne, parce que sa formule couvre le créneau ou parce que la réservation part sur sa facture mensuelle consolidée. Le visiteur non adhérent paie immédiatement en ligne. Le tout sans deux sites, sans deux catalogues et sans reprise manuelle derrière.
Le module de location d'Odoo est conçu pour du matériel qu'on remet en main propre. Une salle de réunion ne se remet pas en main propre, et un créneau ne se réserve pas deux fois.
Ce que fait Odoo en standard, et où il s'arrête
Un devis non confirmé ne bloque aucune disponibilité
Tant que la réservation n'est pas confirmée, la salle reste proposée à la vente. Deux clients peuvent réserver le même créneau. C'est structurel, ce n'est pas un défaut de paramétrage.
Le départ et le retour se saisissent à la main
Logique pour du matériel prêté, absurde pour une salle de réunion que personne ne vient chercher ni rapporter.
Les moyens de paiement s'affichent pour tout le monde
Il n'existe aucun moyen de réserver le paiement différé aux seuls adhérents, ni de masquer le virement interne au grand public.
Un paiement hors ligne laisse la réservation en attente
Odoo attend un encaissement réel avant de confirmer. Un adhérent verrait donc sa réservation rester en suspens au lieu d'être acquise.
Le sélecteur de période est peu lisible
Il ne montre pas les créneaux déjà pris, ce qui est le premier réflexe de quiconque réserve une salle sur un site grand public.
L'inscription ne distingue pas un particulier d'une société
Et elle ne collecte pas de numéro d'identification d'entreprise, pourtant nécessaire à la facturation professionnelle.
Ce que nous avons développé
Six modules, dont quatre écrits par nos soins et deux repris d'un prestataire précédent, puis maintenus et enrichis.
Blocage de disponibilité dès le devis
Les devis en brouillon et envoyés entrent dans le calcul de disponibilité, à l'écran comme sur le site. Plus de double réservation possible.
Départ et retour automatiques
Une tâche planifiée toutes les quinze minutes marque le début et la fin de la location à l'heure dite, et trace l'opération dans l'historique.
Moyens de paiement filtrés par profil
La facturation mensuelle n'apparaît qu'aux formules d'abonnement, le virement reste à l'usage interne, la carte est proposée à tout le monde.
Règlement par facturation mensuelle
Un moyen de paiement qui confirme immédiatement la réservation sans encaissement, le règlement étant regroupé en fin de mois sur une facture unique.
Sélecteur de période repensé
Barre de réservation, boutons de durée rapide, grille de disponibilité, et masquage des informations d'expédition sans objet pour une salle.
Inscription adaptative
Particulier ou société, avec l'identification d'entreprise rangée dans le champ prévu à cet effet, et authentification exigée avant de réserver ou de commander.
Carnet de séances
Cartes de 10, 20 ou 50 demi-journées, montées sur le mécanisme de fidélité d'Odoo mais avec un vocabulaire entièrement réécrit. Jamais fidélité, points ni récompense, toujours séances. Six écrans corrigés, du panier jusqu'à l'espace client.
Bascule automatique de grille tarifaire
Selon l'état de l'abonnement du contact, avec une trace en note interne pour que l'équipe comprenne pourquoi le tarif a changé.
À quoi ça ressemble
Le résultat
Un adhérent réserve en deux clics sans ressaisir sa carte, un visiteur paie en ligne, et le créneau est bloqué dès la demande. La réservation ne demande plus aucune reprise manuelle.
Le socle vaut pour tout exploitant de lieu qui mélange abonnés et clients de passage. Salles de sport, studios, espaces événementiels, ateliers partagés. Le sujet n'est jamais la réservation en elle-même, c'est la cohabitation de deux parcours sur un seul site.
Vous gérez des créneaux et des abonnés ?
Si vos réservations passent encore par le téléphone ou par un agenda partagé, l'essentiel du travail consiste à décrire précisément vos deux parcours. Nous nous occupons du reste.
Parler de votre cas